Spécialiste en procédés administratifs

-CONCOURS RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉES ACTIVES ET EMPLOYÉS ACTIFS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS-

Le CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal est à la recherche d’un spécialiste en procédés administratifs passionné pour le bureau de la directrice générale (BPDG) . Si tu cherches un emploi où ta contribution a un réel impact dans le développement du réseau de la santé, le tout dans un environnement stimulant, ce poste est fait pour toi !

Avec l’arrivée imminente du Dossier de Santé Numérique et pour garantir la continuité des services, nous comptons sur toi pour faire briller le BPDG grâce à ton enthousiasme, ta bienveillance et ton expertise !

Par une bonne connaissance du CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal, de ses différentes directions et de son environnement, la personne titulaire de ce poste exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès du hors cadre et de son équipe de gestion.

La personne en poste planifie, organise et supervise les activités administratives du secrétariat de la direction générale, s’assure des suivis et coordonne l’ensemble des travaux dans le respect des normes graphiques et d’affichage de l’organisation.

Elle gère et voit à la bonne marche des dossiers administratifs de la direction générale et du conseil d’administration d’établissement et répartit le travail. 

Elle voit également aux relations internes et externes de la direction générale ainsi qu’à la circulation des informations, le tout dans le respect des règles de confidentialité établies.

Elle assure la gestion du personnel administratif de la direction générale et effectue des travaux reliés à l’organisation du travail, à l’approvisionnement, à la gestion financière et à la planification de travaux complexes relatifs à ses fonctions. 

Elle effectue également de façon autonome le suivi de plusieurs dossiers à la demande du PDG.

Dans la perspective de l’approche-clientèle et de l’amélioration continue des services, la personne titulaire a la préoccupation clientèle, connaît, anticipe et cherche à répondre aux besoins des clients internes et externes de la Direction générale.  Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne-ressource pour son entourage dans son champ de compétences.

Tes principales responsabilités seront comme suit :

–       Assister le président-directeur général dans l’exercice de ses fonctions et définissent ensemble les dossiers à traiter.

–       Assurer le soutien administratif des activités de la direction générale.

–       Assistez la Direction générale dans la planification stratégique et participe à l’élaboration des dossiers organisationnels.

–       Coordonner l’ensemble des activités de secrétariat de la direction générale et de façon particulière en assistant le PDG dans ses activités quotidiennes.

–       Assumer une autorité fonctionnelle sur le personnel administratif des hauts dirigeants.

–       Autoriser les vacances annuelles et les horaires de travail du personnel administratif de la direction générale de même que les feuilles de temps pour les directeurs sous la responsabilité du PDG.

–       Voir à accroître l’efficacité du secrétariat de la direction générale et fait les recommandations appropriées au PDG.

–       Assurer le suivi des lois et règlements concernant la santé et services sociaux et, le cas échéant, procède aux ajustements requis aux politiques et règlements internes concernés.

–       Participer à divers comités internes et externes de l’organisation ainsi qu’aux comités relevant du conseil d’administration d’établissement.

–       Assurer la cueillette, le traitement et la diffusion de l’information de gestion en relation avec les gestionnaires de l’ensemble des directions.

–       Assurer le suivi approprié de certains dossiers.

–       Établir et maintenir de bonnes relations et une collaboration efficace avec les différentes directions.

–       Établir et maintenir de bonnes relations et une collaboration efficace avec tous les partenaires externes (Santé Québec, élus, Université de Montréal, autres CIUSSS-CISSS, etc.).

–       Assumer la gestion de l’agenda du PDG et veiller à l’organisation matérielle de ses réunions.

–       Assumer la gestion du courrier électronique du PDG et en assurer le suivi.

–       Répondre au téléphone et faire des appels, filtrer les appels et les demandes de rendez-vous selon les spécifications du PDG.

–       Assumer la gestion du courrier postal et en assure le suivi.

–       Fournir la réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes cléricaux complexes.

–       Analyser certains documents administratifs (politiques, procédures, règles…) pour en faire ressortir les éléments importants.

–       Transcrire et reproduit à l’aide de logiciels Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio, la correspondance, les formulaires, politiques et autres documents émis par le PDG.

–       Rédiger et mettre en page divers lettres et rapports.

–       Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

As-tu le profil recherché ?

– Doit détenir Diplôme de Baccalauréat en sciences de l’administration ou dans une autre discipline universitaire appropriée;

– Doit avoir de l’expérience comme attaché de direction ou toute autre expérience pourra être considérer

– Aptitude supérieure de jugement, de confidentialité, d’organisation du travail et d’initiative

– Habilité pour établir et maintenir de bonnes relations avec différents partenaires

*Les candidats et candidates retenus auront une convocation par courriel pour passer des tests de Français, Word et Excel (Niveau intermédiaire)

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