Spécialiste en procédés administratifs

-CONCOURS RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉES ACTIVES ET EMPLOYÉS ACTIFS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS-

La direction des soins infirmiers (DSI) est à la recherche d’un spécialiste en procédés administratifs passionné. Si tu cherches un emploi où ta contribution a un réel impact dans le développement du réseau de la santé, le tout dans un environnement stimulant, ce poste est fait pour toi !

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Sous l’autorité du directeur des soins infirmiers, la personne titulaire agit à titre de collaboratrice stratégique de la Direction des soins infirmiers (DSI) en assurant l’analyse, la coordination, le suivi et l’amélioration de divers processus administratifs, cliniques et organisationnels.

Elle soutient directement le directeur dans la planification, l’organisation, le contrôle et le suivi des activités de la direction. Elle exerce un rôle-conseil auprès des techniciens en administration et du personnel de soutien administratif de la DSI, incluant les équipes des pratiques professionnelles, de la prévention et du contrôle des infections, ainsi que de la gestion intégrées des risques en matière de méthodes de travail, de gestion de l’information, de reddition de comptes et de suivi de dossiers stratégiques.

En raison de la nature de ses responsabilités, la personne titulaire est appelée à traiter régulièrement des renseignements hautement confidentiels touchant notamment les employés, les dossiers d’enquête, les relations de travail, les signalements aux ordres professionnels, les dossiers médico-administratifs ainsi que les activités stratégiques de la haute direction.

La personne titulaire agit avec un niveau élevé d’autonomie, de jugement professionnel et de discrétion dans l’exercice de ses fonctions.

Principales responsabilités

Soutien stratégique à la Direction des soins infirmiers

• Soutient le directeur des soins infirmiers dans la planification, l’organisation et la coordination des activités de la direction.
• Assure le suivi des priorités stratégiques, des mandats, des décisions et des plans d’action relevant de la DSI.
• Coordonne la préparation de dossiers destinés à la haute direction et aux différentes instances décisionnelles.
• Participe à la préparation des rencontres du comité de direction, du comité de vigilance et de la qualité, du conseil d’administration d’établissement ainsi que de toute autre instance stratégique.
• Assure le suivi des engagements, décisions et actions découlant des différentes instances de gouvernance.
• Soutient directement le directeur des soins infirmiers dans la gestion de ses courriels, ainsi que son calendrier et la gestion de son temps et des priorités.
• Assure la documentation juste et pertinente des informations soumises et des suivis réaliser et à assurer, notamment en produisant des ordres du jour, des comptes rendus, des rapports, etc.

Analyse, organisation et suivi des indicateurs

• Développe, met à jour et assure la fiabilité des tableaux de bord de gestion de la DSI.
• Analyse les données et produit des indicateurs de performance permettant le suivi des objectifs stratégiques de la direction.
• Coordonne la collecte, la validation, l’intégration et l’interprétation des données requises pour les activités de gestion.
• Produit des analyses, bilans et rapports destinés aux gestionnaires et aux instances décisionnelles.
• Assure le suivi des indicateurs de qualité, de sécurité, de performance clinique et organisationnelle sous la responsabilité de la DSI.
• Contribue à l’amélioration continue des processus de mesure et de reddition de comptes.

Gestion de dossiers confidentiels

• Coordonne et assure le suivi administratif de dossiers confidentiels impliquant des employés ou des professionnels.
• Assure le suivi des signalements transmis aux ordres professionnels, notamment l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) et l’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ).
• Coordonne les suivis administratifs associés aux dossiers du Protecteur du citoyen et du Coroner.
• Assure la gestion et la mise à jour des registres administratifs sous la responsabilité de la DSI.
• Assure le suivi des dossiers de diplômés hors Canada et des démarches liées à la reconnaissance de leur formation ou à leur intégration professionnelle.
• Traite et conserve des renseignements confidentiels en conformité avec les lois, règlements, politiques et directives de l’établissement.

Soutien aux activités professionnelles et réglementaires

• Assure la gestion du registre du droit de prescrire des infirmières.
• Effectue les vérifications et suivis administratifs requis relativement aux conditions d’admissibilité et au maintien des droits professionnels (droits d’exercice).
• Coordonne les suivis auprès des établissements d’enseignement, des organismes professionnels et des différentes parties prenantes.
• Assure la coordination de la production de rapports et de statistiques liés aux activités professionnelles sous la responsabilité de la DSI.

Gestion des risques, qualité et sécurité

• Soutient les activités de gestion des risques de la direction.
• Assure le soutien du suivi administratif des événements sentinelles et des dossiers nécessitant une surveillance particulière.
• Contribue à l’élaboration et au suivi des mécanismes de contrôle et d’amélioration continue de la qualité.

Soutien aux relations de travail et à la gestion de l’information confidentielle

• Maintient les registres et outils de suivi relatifs à certains dossiers administratifs.
• Assure le suivi documentaire de dossiers liés aux enquêtes administratives, aux mesures administratives et aux situations nécessitant un traitement confidentiel.
• Collabore avec les directions concernées afin d’assurer l’exactitude et l’intégrité de l’information.
• Produit les outils de suivi nécessaires à la gestion des dossiers sous la responsabilité du directeur des soins infirmiers.

Rôle-conseil et soutien aux équipes administratives

• Exerce un rôle-conseil auprès des techniciens en administration et des agents administratifs de la DSI.
• Participe à l’optimisation des processus administratifs de la direction.
• Élabore et améliore les méthodes de travail, outils de gestion et mécanismes de suivi.
• Soutient les équipes administratives dans l’utilisation des systèmes d’information, tableaux de bord et outils de gestion.
• Formule des recommandations visant l’amélioration de l’efficience, de la qualité et de la performance des activités administratives.

Particularités du poste

La personne titulaire :

• est appelée à participer à diverses rencontres de gestion et de direction comportant un niveau élevé de confidentialité;
• dispose d’un accès privilégié à des renseignements stratégiques, organisationnels et administratifs de nature confidentielle;
• exerce ses fonctions en étroite collaboration avec le directeur des soins infirmiers ainsi qu’avec les instances de la haute direction;
• agit avec une grande autonomie professionnelle dans l’analyse, la coordination et le suivi des dossiers qui lui sont confiés;
• contribue directement à la gouvernance, à la performance et à la reddition de comptes de la DSI.

Élément distinctif du poste

La fonction se distingue par son niveau de proximité avec le directeur et la haute direction, par l’accès régulier à des renseignements hautement confidentiels touchant les employés, les enquêtes administratives, les relations de travail, les dossiers disciplinaires, les activités de gestion des risques ainsi que les travaux d’instances stratégiques de l’établissement. Cette contribution soutient directement la gouvernance, la prise de décision et les obligations de reddition de comptes de la Direction des soins infirmiers.

Poste syndicable non syndiqué ( SNS)

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– Doit détenir Diplôme de Baccalauréat en sciences de l’administration ou dans une autre discipline universitaire appropriée;

– Aptitude supérieure de jugement, de confidentialité, d’organisation du travail et d’initiative

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